Die Einführung der Digitalen Personalakte (DPA) verändert grundlegend die Verwaltung von Mitarbeiterdaten in Unternehmen. Dieser Kurs vermittelt ein elementares Verständnis der Notwendigkeit und der Funktionsweise moderner DPA Systeme. Teilnehmende lernen die Basisstrukturen und die zentralen Prozesse der digitalen Aktenführung kennen. Der Fokus liegt auf den elementaren Anforderungen an Sicherheit und Compliance.

Kursinhalt
1. Definition und Systematik der DPA
  • Grundlegende Abgrenzung der Digitalen Personalakte von physischen Akten
  • Vorteile und Herausforderungen der Digitalisierung im Personalwesen
  • Elementare Komponenten einer DPA Software und deren Architektur

2. Rechtliche Grundlagen und Compliance
  • Überblick über relevante Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO)
  • Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • Basiswissen zur Zugriffsverwaltung und Protokollierung von Aktenvorgängen

3. Prozesse und Dokumentenmanagement
  • Identifikation zentraler Dokumententypen in der Personalakte (z.B. Arbeitsvertrag, Zeugnisse)
  • Ablauf des Scannens und der Klassifizierung von Papierdokumenten
  • Grundlegende Such und Retrievalfunktionen in digitalen Akten

Berufliche Relevanz
  • Verständnis der digitalen Transformation von HR Verwaltungsprozessen
  • Fähigkeit zur strukturierten Ablage und Pflege von Mitarbeiterdaten in DPA Systemen
  • Basiswissen zur Einhaltung elementarer Compliance Anforderungen bei der Aktenverwaltung
  • Vorbereitung auf unterstützende Tätigkeiten in der Personaladministration, die DPA Systeme nutzen