Virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt Büro- und Projektassistenz und Zusatzqualifikation in der Büroorganisation In dieser Weiterbildung erwerben Sie umfassende Kenntnisse im Bereich der virtuellen Assistenz mit Fokus auf Büro- und Projektassistenz sowie einer Zusatzqualifikation in der Büroorganisation. Sie lernen, wie Sie im Office-Management administrative Aufgaben effizient erledigen und Projekte unterstützen. Sie werden in die Lage versetzt, im Office-Management Korrespondenz professionell zu führen, Termine zu koordinieren und Dokumente zu verwalten. Zudem erlernen Sie, im Office-Management Projektpläne zu erstellen, den Fortschritt zu überwachen und Berichte anzufertigen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Nutzung digitaler Tools im Office-Management, um Arbeitsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Durch praxisnahe Übungen und Fallstudien wenden Sie die erlernten Office-Management-Fähigkeiten direkt an. Sie bearbeiten im Office-Management realistische Szenarien, um Ihre Kompetenzen in der Büroorganisation und Projektassistenz zu festigen. Nach Abschluss der Weiterbildung sind Sie in der Lage, im Office-Management administrative und projektbezogene Aufgaben eigenständig zu übernehmen und digitale Werkzeuge effektiv einzusetzen. Dies ermöglicht Ihnen, im Office-Management in verschiedenen Branchen tätig zu werden und den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.
- Kenntnisse im Bereich Office-Management für den verbesserten Umgang mit Büro-Basisausstattung
- Zeit- und Terminplanung und Archivierung
- Anwendungen aus dem Office-Management rund um Clean-Workspace-Methode, Just-in-Time- und Just-in-Sequence-Methoden
- Ablage und gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- Kaufmännisches Rechnen mit Schwerpunkt auf Office-Management
Datenschutz und Compliance
- DSGVO im Office-Management
- Rechtssystem und Justizwesen
- Aufbewahrungsfristen und Jahresabschlussvorbereitung mit Blick auf Office-Management
Effizientes Informationsmanagement
- Informationsmanagement mit Fokus auf Office-Management
- Elektronische Kommunikation, Umgang mit Spam, Umgang mit Beschwerden
- E-Mail-Management mit Outlook unter Berücksichtigung des Office-Management
Digitale Bürotools
- Koordinieren und Beschaffen von digitalen Lösungen im Bereich Office-Management
- Arbeiten im Team mit MS Teams
- Praktische Anwendungen in SharePoint für Office-Management
- Arbeiten mit Planner und To-Do
- Automatisieren in Outlook durch Regeln mit Office-Management
Arbeitstechniken und Methoden
- Leistungsvergleich und Brainstorming-Methode im Kontext von Office-Management
- Verhaltensforschung, Bedeutung von Impulsmanagement
- Erweiterte Konfliktmanagementstrategien aus dem Office-Management
- Umgang mit verschiedenen Vorgesetztentypen
- Management hoher Workloads mit Methoden aus dem Office-Management
Softwarekenntnisse: Microsoft Word
- Einführung in Word für das Office-Management
- Zeichenformatierung und Absätze
- Gestalten eines Seitenlayouts mit Office-Management-Methoden
- Erstellen, Einsetzen und Anpassen von Dokumentenvorlagen
Softwarekenntnisse: Microsoft Excel
- Kennenlernen von Excel im Rahmen von Office-Management: Dateneingabe, Zellenformatierungen und Arbeitsmappenverwaltung
- Mit Formeln arbeiten
- Datenanalyse mit Pivot als Bestandteil des Office-Management
Softwarekenntnisse: Microsoft PowerPoint
- Präsentationen planen und gestalten für Anforderungen im Office-Management
- Erstellen von Masterlayouts mit dem Folienmaster
- Visualisieren von Informationen und Texten durch Schaubilder, Formen und Smart-Art im Kontext von Office-Management
Beschaffung und Verwaltung
- Einholung, Prüfung und Vergleich von Angeboten mit Office-Management-Kompetenz
- Prozess von der Bestellung bis zur Lieferung
- Material- und Dienstleistungsbedarfsermittlung als Aufgabe des Office-Management
- Planung, Beschaffung und Verwaltung des Büromaterialbedarfs
Finanzwesen und Buchhaltung
- Systematik der Finanzbuchführung im Kontext von Office-Management
- Besonderheiten bei laufenden Buchungen
- Umsatzsteuer mit Bezug zu Office-Management
- Buchführung als Teil des Rechnungswesens
- Inventar und Bilanz unter Berücksichtigung des Office-Management
Personalwesen
- Führung und Auswertung von Personalstatistiken mit Office-Management-Know-how
- Unterstützung der Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitregelungen
- Löhne und Gehälter im Zusammenhang mit Office-Management
Kunden- und Auftragsmanagement
- Rechtssichere Bearbeitung von Kundenaufträgen im Office-Management
- Bearbeitung und Abwicklung von Kundenanfragen
- Auftragsabwicklung, Begleitdokumente und Rechnungen als Themen des Office-Management
- Vor- und Nachkalkulation
Projektmanagement
- Projektmanagement unter Anwendung von Office-Management-Standards
- Agile Standards
- Traditionelles Projektmanagement mit Office-Management-Methoden
- Projekt-Planung
- Projekt-Steuerung im Kontext von Office-Management
Führung und Teamentwicklung
- Führungskompetenzen & Teambuilding mit Bezug auf Office-Management
- Teamentwicklung
- Konflikte im Rahmen von Office-Management
- Projektteams
Rechtliche Grundlagen
- Rechtliche Aspekte: Rechtsformen, Standortwahl, obligatorische Behördengänge im Office-Management
- Rechtliche Aspekte: Versicherungen, Steuern, vorbereitende Buchhaltung
Virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit
- Virtuelle Kommunikation in Unternehmen unter dem Aspekt Office-Management
- Arten virtueller Kommunikation und Tools
- Konflikte und Konfliktmanagement in virtuellen Teams mit Office-Management-Strategien
- Veränderte Sprache und Schrift durch virtuelle Kommunikation
Präsentatonsfähigkeiten
- Einführung in Kommunikationsmodelle und -formen für Office-Management
- Einleitung und Vorbereitung von Präsentationen
- Visualisierung und Medien unter Berücksichtigung des Office-Management
- Präsentationspraxis