Umschulung zum/zur Verwaltungsfachangestellten

Berufsbild Verwaltungs-fachangestellte/r

Verwaltungsfachangestellten obliegen unterschiedlichste Tätigkeiten im Verwaltungsbereich. Zu den wesentlichen Aufgaben zählen das Führen von Akten sowie die Bearbeitung von Vorgängen in den jeweiligen Behörden. Verwaltungsfachangestellte helfen ihren Vorgesetzten beim Fällen von Entscheidungen, indem sie die dafür nötigen Unterlagen vorbereiten und die notwendigen Informationen bereitstellen. Zudem fertigen sie Bescheide an. Häufig sind sie für die Organisation im Büro zuständig, stimmen beispielsweise die Personalplanung mit der Personalabteilung ab, organisieren die Materialbeschaffung und verwalten die Materialien.

Der Beruf ist in verschiedenen Schwerpunktbereichen erlernbar. Neben Fachrichtungen wie Bundesverwaltung, Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern oder Kommunalverwaltung gibt es die Fachgebiete Landesverwaltung sowie Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der evangelischen Kirche in Deutschland.

Verwaltungsfachangestellte arbeiten normalerweise zu den üblichen Wochentags-Arbeitszeiten. Es ist jedoch nicht immer möglich, das Büro zur angedachten Zeit zu verlassen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Antrag termingerecht vor Ablauf einer Frist bearbeitet sein muss.

In der öffentlichen Verwaltung werden ständig Arbeitskräfte benötigt, welche die anfallenden Aufgaben übernehmen. Daher besteht im Berufsfeld des Verwaltungsfachangestellten generell ein gewisser Grundbedarf. Die Finanzlage vieler Kommunen und Bundesländer ist momentan jedoch eher mäßig. Aus diesem Grund versuchen zahlreiche Behörden, durch Reduzierung der Anzahl ihrer Verwaltungsangestellten Kosten zu senken. In manchen Regionen werden deshalb derzeit kaum neue Fachkräfte eingestellt. Vor Beginn der Umschulungsmaßnahme ist es folglich unabdingbar, sich über die Situation vor Ort zu informieren.

Angehende Verwaltungsfachangestellte können ihre Erfolgsaussichten verbessern, indem sie bereits während der Ausbildung die Gelegenheit nutzen und die von Betrieben, Kammern und Berufsschulen angebotenen Zusatzqualifikationen in Anspruch nehmen. Diese durch Zeugnis oder Zertifikat bescheinigten Fortbildungen lassen sich zum Teil auf spätere Weiterbildungenanrechnen. Zudem bieten sie eine Grundlage für den Einsatz in ausgewählten Bereichen oder für eine Spezialisierung wie beispielsweise das Rechnungswesen.

Gehalt als Verwaltungsfachangestellte/r

Das Einkommen von Verwaltungsfachangestellten bei Bund und Kommunen richtet sich nach der Einordnung in die jeweiligen Entgeltgruppen und Stufen des im öffentlichen Dienst gültigen Tarifvertrages. Bei Beschäftigten der Länder wird der Tarifvertrag der Länder zugrunde gelegt. Einige Arbeitgeber und Einrichtungen richten ihre Vergütungen nach den in diesen Verträgen festgelegten Vereinbarungen. In der privaten Wirtschaft kommt diesen ebenfalls ein maßgeblicher Einfluss auf den Verdienst zu. Zum Teil wird das Einkommen jedoch auch völlig unabhängig davon vereinbart. Die Einstufung in die tariflichen Entgeltgruppen hängt zum Beispiel von der vorliegenden Ausbildung, absolvierten Weiterbildungen, der Komplexität der Aufgaben, der Größe der Verantwortung und den bereits vorhandenen beruflichen Erfahrungen ab. Regionale und branchenspezifische Faktoren spielen bei der Einkommenshöhe ebenfalls eine Rolle.

Bei einer Eingliederung in Gehaltsgruppe 5, Stufe 3 bis 6 erhalten Beschäftigte des Bundes ein Gehalt von € 2.331 bis € 2.579 monatlich. Verwaltungsfachangestellte der Länder bekommen bei der Einstufung in dieselbe Gruppe bzw. Stufe zwischen € 2.308 und € 2.552 im Monat. Der Aufstieg in die nächste Stufe ist von der Leistung und den Zeiten ununterbrochener Tätigkeit innerhalb der Entgeltgruppe abhängig.

Weitere Aufstiegsmöglichkeiten

Verwaltungsangestellte, die sich qualifizieren oder spezialisieren möchten, finden entsprechende Anpassungsweiterbildungen in den unterschiedlichsten Themengebieten von der betrieblichen Organisation über Rechtsfragen in verschiedenen Bereichen, Finanz- und Rechnungswesen bis hin zu EDV-Anwendungen auf betriebswirtschaftlich-kaufmännischem Gebiet. Für die Spezialisierung sind einschlägige Angebote in Feldern wie Sachbearbeitung zu finden.

Aufstiegsweiterbildungen, die dabei helfen, beruflich voranzukommen, stehen ebenfalls in großer Zahl zur Auswahl. Hier bietet sich vor allem die Prüfung als Verwaltungsfachwirt/in an. Weiterbildungen wie die zur Verwaltungsbetriebswirt/in bereiten gleichermaßen auf Leitungs- und Spezialfunktionen, beispielsweise auf mittlerer Führungsebene vor.

Verwaltungsfachangestellte mit Hochschulzugangsberechtigung können studieren und unter anderem einen Bachelorabschluss im Fach Staats-, Verwaltungswissenschaft oder Verwaltungsmanagement, Public Management erwerben. Werden bestimmte Bedingungen erfüllt, ist das Studium auch ohne schulische Zugangsberechtigung möglich.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umschulung

Vertiefte Kenntnisse in Deutsch, Mathematik und Wirtschaft bilden ein nützliches Fundament für eine erfolgreiche Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten. Da dieser Beruf von häufigen PC-Arbeiten geprägt ist, sind darüber hinaus Erfahrungen und Fertigkeiten in der Datenverarbeitung förderlich. Wer eine mindestens viereinhalbjährige Tätigkeit in diesem Berufsfeld nachweisen kann, hat die Möglichkeit, extern an der Abschlussprüfung teilzunehmen, ohne vorher eine Umschulung zu absolvieren. Hierbei werden auch Ausbildungszeiten in einschlägigen Ausbildungsberufen im Umfang von bis zu drei Jahren angerechnet.

Inhalte und Dauer der Umschulung

Verwaltungsfachangestellter zählt zu den nach dem Berufsbildungsgesetz anerkannten Ausbildungsberufen. In der Regel beträgt die Ausbildung drei Jahre. In den ersten beiden Jahren gleichen sich die Ausbildungsinhalte aller Fachgebiete. Die Spezialisierung erfolgt im dritten Lehrjahr. Handelt es sich nicht um eine Erstausbildung, sondern um eine Umschulung, verkürzt sich die Ausbildungsdauer gemeinhin auf zwei Jahre. Das theoretische Wissen wird, häufig blockweise, an Berufsschulen vermittelt, die Praxis in Behörden und anderen Verwaltungseinrichtungen. Alternativ zur Umschulung bietet sich ein Fernstudium an. Dieses ermöglicht eine berufsbegleitende Ausbildung bei freier Zeiteinteilung und finanzieller Unabhängigkeit.

Wie bei sämtlichen nach der Handwerksordnung oder dem Berufsbildungsgesetz geregelten Ausbildungsberufen ist auch beim/bei der Verwaltungsfachangestellten keine spezielle schulische oder berufliche Vorbildung gesetzlich vorgeschrieben. Öffentliche Verwaltungen bevorzugen in der Fachrichtung Bundesverwaltung einen mittleren Berufsabschluss. In den anderen Fachgebieten, insbesondere im Themenschwerpunkt Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern, ist die Hochschulreife von Vorteil.

Finanzierung der Umschulung

In diesem Bereich stehen umfangreiche Fördermöglichkeiten zur Verfügung. Ist die Umschulung aus gesundheitlichen Gründen erforderlich, bezieht der Umschüler aufgrund einer Krankheit eine Erwerbsminderungsrente oder zahlt er bereits seit 15 Jahren in die Rentenversicherung ein, kann er dort einen Antrag auf Förderung stellen. Wer infolge eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit zur Umschulung gezwungen ist, sollte sich wegen der Finanzierung an die zuständige Berufsgenossenschaft wenden. Eine Kostenübernahme durch das Arbeitsamt in Form eines Bildungsgutscheins kommt dann infrage, wenn die Umschulung eine drohende Arbeitslosigkeit abwendet oder die Arbeitsmarktsituation bzw. die beruflichen Aussichten verbessert.