Sekretäre/Sekretärinnen sind keine Schreibkräfte, auch wenn die Erledigung der Bürokommunikation bzw. des Schriftverkehrs zu den wichtigen Aufgaben gehört, die sie alltäglich ausführen. Was viele nicht wissen: Sekretäre/Sekretärinnen haben zumeist eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder sich über eine umfangreiche Weiterbildung für diesen Beruf qualifiziert. Auch die Ausbildung zum/zur Notarfachangestellten und verwandten Berufen kann zu einer Tätigkeit als Sekretär/-in führen. Doch ist das Aufgabenspektrum so vielseitig und je nach Unternehmen und Bereich so heterogen, dass es selten ausreicht, sich auf den einmal erlernten Fertigkeiten auszuruhen. Daher wird für Sekretäre/Sekretärinnen eine Vielzahl an Weiterbildungen angeboten, die sie für die in ihrer Branche üblichen Aufgaben qualifizieren. Wer den Aufstieg zum/zur Chefsekretär/-in plant oder selbst leitende Positionen einnehmen möchte, sollte sich zudem um eine Aufstiegsweiterbildung bemühen, die sicherstellt, dass er oder sie alle benötigten Kompetenzen erwirbt.
Anpassungsqualifizierung und Spezialisierung
Kosten- und Leistungsrechnung, Bilanzierung, Kalkulation – das alles sind alltägliche Arbeitsvorgänge im Büro. Selbst wenn der Sekretär/die Sekretärin sie nicht selbstständig durchführen muss, so muss er oder sie doch wissen, wie sie korrekt gestaltet werden. Auch die Büroorganisation, die Erstellung funktionierender Ablagen, das Einpflegen von Kundendaten in moderne EDV-Systeme, der Umgang mit der Bürosoftware gehören zu den Aufgaben eines/einer Sekretärs/Sekretärin. Entsprechend vielseitig ist das Angebot an qualifizierenden Weiterbildungen, die häufig in Form von Modulen angeboten werden. So kann sich jede/r Interessierte relevante Themen und Schwerpunkte heraussuchen, um gezielt Defizite zu beseitigen oder die vorhandenen Fähigkeiten weiter zu verbessern. Immer wichtiger werden im Büro zudem Fremdsprachenkenntnisse – daher gehören zur großen Gruppe der Weiterbildungsseminare für Sekretäre/Sekretärinnen auch Fremdsprachenkurse. Und damit es in der Kommunikation mit Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen sowie Kunden stimmt, haben Sekretäre/Sekretärinnen die Möglichkeit, Weiterbildungen im Bereich Kommunikation oder Rhetorik zu absolvieren.
Aufstiegsweiterbildung
Die Bezeichnung Sekretär/-in ist gesetzlich nicht geschützt, sodass es jedem/jeder frei steht, sich als solche zu bezeichnen. Darin spiegelt sich die Tatsache, dass es verschiedene Zugänge zum Beruf gibt. Doch nur selten werden Quereinsteiger/-innen ohne entsprechende Qualifikation den Weg auf der Karriereleiter voranschreiten können. Als erste Möglichkeit zum beruflichen Aufstieg bietet sich daher die Ausbildung zum/zur geprüften Sekretär/-in oder zum/zur staatlich anerkannten Sekretär/-in an. Wer sich international ausrichten möchte, kann zudem Lehrgänge in „International Administration and Management“ absolvieren. Alle Fortbildungen werden von anerkannten Bildungseinrichtungen angeboten, einige in Teilzeit, andere in Vollzeit. Aufbauend auf die Weiterbildung zum/zur geprüften Sekretär/-in kann zudem eine Fortbildung zum/zur Betriebswirt/-in für Kommunikation und Büromanagement erfolgen, durch die sich der Weg auch in die Führungsetagen eröffnet. Wer das Studium an einer Hochschule dem Lernen an einer Akademie vorzieht, dem stehen die Bachelorstudiengänge Servicemanagement und Marketing/Vertrieb zur Auswahl. In vielen Fällen ist ein Studium auch ohne Hochschulzugangsberechtigung möglich.
Vorteile durch die berufliche Weiterbildung für Sekretäre/Sekretärinnen
Höhere Einkommen für Assistenz der Geschäftsleitung oder Betriebswirte/-innen
Das Einkommen eines/einer Sekretärs/Sekretärin bemisst sich nicht allein nach dem Aufgabengebiet. Auch der Wohnort, die Zahl der Berufsjahre oder das Alter können eine Rolle spielen, woraus sich Differenzen von bis zu 20.000 Euro jährlich im durchschnittlichen Bruttoeinkommen ergeben. Deutlich über dem durchschnittlichen Einkommen liegen in der Regel die Gehälter von Sekretären/Sekretärinnen als Assistent/-in der Geschäftsleitung – was übrigens nicht mehr nur ein/e einzelne/r Chef/-in sein muss, sondern häufig auch ein Team oder ein Aufsichtsrat ist. Unabdingbar ist, dass die Sekretäre/Sekretärinnen selbstständig und eigenverantwortlich bestimmte Aufgabenbereiche übernehmen und sich die hierfür notwendigen Kompetenzen über eine oder mehrere Weiterbildungen angeeignet haben. Hinzu kommt, dass das Einkommen von Sekretären/Sekretärinnen auch nach Tätigkeitsbereichen starke Abweichungen zeigt. Zu den Bereichen, in denen die höchsten Verdienstmöglichkeiten bestehen, gehören beispielsweise die Chemische Industrie und die Metallindustrie. * Anpassungsweiterbildungen können Sekretären und Sekretärinnen dazu verhelfen, sich für diese Bereiche zu qualifizieren. Am stärksten wirkt sich die Berufserfahrung auf ein gutes/höheres Einkommen von Sekretären/Sekretärinnen aus. Diese lässt sich zum einen in Jahren bemessen, zum anderen aber in der ausreichenden Qualifizierung, die die Beschäftigen für ihre Tätigkeit mitbringen. Eine Ausbildung zum/zur Betriebswirt/-in kann die Einkommenshöhe noch steigern, doch führt auch die nicht-akademische Weiterbildung in diesem Berufsfeld zu guten Ergebnissen.
Interessant und abwechslungsreich: Sekretäre/Sekretärinnen sind zufrieden
Untersuchungen zeigen: Die meisten Sekretäre und Sekretärinnen mögen ihre Arbeit, sind zufrieden damit, auch wenn es bisweilen hoch hergeht. Qualifizierte Sekretäre/Sekretärinnen dürften sich über Langeweile oder Monotonie kaum beklagen – und sie erfahren in einem funktionierenden Team viel Wertschätzung. Umso mehr, wenn sie bereit und in der Lage sind, ihre Aufgaben eigenverantwortlich und routiniert zu erledigen. Chefsekretäre/-sekretärinnen genießen den Vorteil, auch in beratender Position tätig zu werden und alltägliche Routineaufgaben delegieren zu können. Sie sind häufig vor dem/der Chef/-in Ansprechpartner/-innen der Kollegen/Kolleginnen und genießen entsprechendes Vertrauen und Ansehen.
* Quelle: www.boeckler.de/pdf/ta_lohnspiegel_sekretaerin_2012.pdf
